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【干貨長(zhǎng)文】HR繞不開(kāi)的18個(gè)常見(jiàn)電子簽

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【干貨長(zhǎng)文】HR繞不開(kāi)的18個(gè)常見(jiàn)電子簽

10. 判斷電子簽有效的依據(jù)是什么,法律效力如何?

上上簽電子簽約:《民法典》規(guī)定電子合同也是書面合同的一種,電子簽的法律依據(jù)來(lái)源于《中華人民共和國(guó)電子簽名法》,該法第十三、十四條規(guī)定:可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。

《勞動(dòng)合同法》要求用人單位與勞動(dòng)者簽訂書面勞動(dòng)合同。2020年3月,國(guó)家人社部印發(fā)《人力資源社會(huì)保障部辦公廳關(guān)于訂立電子勞動(dòng)合同有關(guān)問(wèn)題的函》,文件明確:用人單位與勞動(dòng)者協(xié)商一致,可以采用電子形式訂立書面勞動(dòng)合同。

上上簽在服務(wù)客戶的業(yè)務(wù)實(shí)踐中,有客戶與勞動(dòng)者實(shí)際發(fā)生勞動(dòng)糾紛,經(jīng)勞動(dòng)仲裁勝訴后,勞動(dòng)者申請(qǐng)法院訴訟,客戶勝訴且法院明確認(rèn)可上上簽的電子勞動(dòng)合同的判例。

舉例:(2018)桂0924民初1193號(hào);(2018)贛0902民初5080號(hào);(2018)云0402民初4215號(hào);(2018)渝0112民初號(hào);(2019)川0107民初1302號(hào)。

11. 電子簽約的信息保密以及文件的存儲(chǔ)和備份如何做?數(shù)據(jù)丟失是否可以恢復(fù)?

上上簽電子簽約:安全確實(shí)是電子簽約平臺(tái)的生命線,因此我們打造了最高安全等級(jí)——金融級(jí)的安全系統(tǒng)。其中包括:

(1)上上簽的系統(tǒng)部署在高安全級(jí)別(等保4級(jí))的金融云數(shù)據(jù)中心;客戶的合同數(shù)據(jù)一文一密加密存儲(chǔ),并且是的軍事級(jí)加密手段;我們還部署了堡壘機(jī)進(jìn)行內(nèi)部安全審計(jì)。這些舉措,都確保了客戶合同不會(huì)外泄。系統(tǒng)參考金融級(jí)別應(yīng)用部署兩地三中心,同城雙活、異地容災(zāi),確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性。

(2)在安全的資質(zhì)上,上上簽擁有6大安全體系認(rèn)證。在滿足國(guó)內(nèi)的安全要求后,又以國(guó)際的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)完善和強(qiáng)化我們的安全體系。包括公安部等保2.0、工信部可信云、信息安全管理體系認(rèn)證、用戶隱私保護(hù)認(rèn)證、數(shù)據(jù)治理安全認(rèn)證等。

在上上簽的客戶中,對(duì)安全要求較為嚴(yán)苛的通常為銀行和外企客戶。我們?cè)诙鄠€(gè)項(xiàng)目中,經(jīng)過(guò)了他們的安全評(píng)估和認(rèn)可。比如匯豐銀行在選擇電子簽約供應(yīng)商時(shí),其安全團(tuán)隊(duì)在我們總部駐場(chǎng)兩周,在現(xiàn)場(chǎng)考察我們的安全措施,前后歷時(shí)半年完成108項(xiàng)安全審核,上上簽最終全部滿足,達(dá)成合作。

世界500強(qiáng)企業(yè)賽諾菲也曾邀請(qǐng)國(guó)際獨(dú)立的第三方專業(yè)安全廠商對(duì)上上簽電子簽約進(jìn)行安全測(cè)試,結(jié)果顯示上上簽獲得他們的歷史最高分912(滿分1000分,高于850分就被歸類為最高等級(jí)的成熟系統(tǒng))。最終成為其測(cè)評(píng)分?jǐn)?shù)最高的供應(yīng)商。

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上上簽電子簽約還接受了客戶世界500強(qiáng)BP(英國(guó)石油)安排的第三方專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)安永的安全審計(jì),審計(jì)結(jié)果顯示無(wú)中高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目,完全滿足BP安全審計(jì)要求。目前,德意志銀行、J.P.、建設(shè)銀行、民生銀行、光大銀行、廣發(fā)銀行等超過(guò)50家大型銀行已經(jīng)選擇了上上簽電子簽約。

12. 電子簽約的成本與降本增效之間的性價(jià)比如何衡量?

上上簽電子簽約:每個(gè)客戶的現(xiàn)狀、需求不一樣,電子簽約系統(tǒng)的ROI取決于客戶的實(shí)際情況。

一般與紙質(zhì)簽約相比,使用電子簽約能夠縮短平均簽約周期95%(紙質(zhì)合同平均簽約周期3天縮短到電子合同平均簽約周期3分鐘),降低簽約成本60%(快遞費(fèi))。電子簽約作為現(xiàn)代商業(yè)交易的基礎(chǔ)設(shè)施,企業(yè)內(nèi)外部推行電子簽約,不僅僅是簡(jiǎn)單的將紙質(zhì)合同變成電子合同,更是對(duì)其業(yè)務(wù)創(chuàng)新與管理經(jīng)營(yíng)的一次數(shù)字化變革。

2019年世茂集團(tuán)引入上上簽電子簽約,應(yīng)用在員工入職、續(xù)簽、調(diào)動(dòng)等場(chǎng)景。據(jù)世茂人力行政平臺(tái)統(tǒng)計(jì),引入電子簽約后,員工簽署時(shí)間由平均20分鐘縮短至5分鐘,簽署的紙質(zhì)文件數(shù)量減少約70%,HR部門全年人力成本節(jié)約3000+小時(shí),HR協(xié)同效率、員工體驗(yàn)和綠色可持續(xù)等方面都取得了顯著成效。

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13. 主流廠商移動(dòng)端的使用體驗(yàn)如何,身份驗(yàn)證是否便捷?

上上簽電子簽約:上上簽支持用戶在多平臺(tái)多終端進(jìn)行實(shí)名和簽署,如PC網(wǎng)頁(yè)、手機(jī)網(wǎng)頁(yè)、APP、微信(公眾號(hào)、小程序)等。

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<p>上上簽支持相對(duì)方個(gè)人/企業(yè)的實(shí)名認(rèn)證,提供多種認(rèn)證方式,供相對(duì)方靈活選擇。針對(duì)實(shí)名認(rèn)證過(guò)程出現(xiàn)操作問(wèn)題,由專門的400服務(wù)熱線及在線客服人員提供技術(shù)指導(dǎo)服務(wù)。同時(shí),支持由企業(yè)配置指定相對(duì)方采用其中1種或多種組合方式完成實(shí)名認(rèn)證。</p>
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中國(guó)新能源汽車制造商評(píng)價(jià)電子簽約:“很多員工反饋從來(lái)沒(méi)見(jiàn)過(guò)如此高效的入職,有助于提升一線員工的認(rèn)同感,降低流失率”。

14. 使用電子簽約后,如何保證員工及時(shí)收到電子簽約信息?

上上簽電子簽約:上上簽擁有自有消息通道,如短信、郵件、微信公眾號(hào)、小程序等,可用于傳送電子合同的簽署通知。

同時(shí),簽署通知中的簽署鏈接,可通過(guò)上上簽接口獲取,再由內(nèi)部OA,如企微、釘釘、飛書等對(duì)員工進(jìn)行發(fā)送觸達(dá)。

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<p>一旦通過(guò)上上簽生成并發(fā)出的合同,都有詳細(xì)的簽署狀態(tài)記錄,不僅記錄了員工是否簽署,甚至員工是否點(diǎn)開(kāi)過(guò)鏈接、是否閱讀過(guò)電子合同都有記錄。HR可通過(guò)合同的簽約狀態(tài)進(jìn)行跟催,通過(guò)上上簽平臺(tái)手動(dòng)發(fā)送提醒。</p>
<p>同時(shí),簽署鏈接可以自定義簽約截止時(shí)間(即鏈接失效時(shí)間),通過(guò)后臺(tái)配置,可對(duì)即將截止簽約的合同通過(guò)系統(tǒng)發(fā)送自動(dòng)提醒到HR和員工。</p>
<p>15. 電子簽約是否可以與社保公積金個(gè)稅系統(tǒng)連接?</p>
<p>上上簽電子簽約:上上簽開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)API接口,技術(shù)上可與任何第三方系統(tǒng)進(jìn)行集成。</p>
<p>2021年6月杭州人社網(wǎng)簽電子勞動(dòng)合同平臺(tái)(簡(jiǎn)稱“杭云簽”)首創(chuàng)政企合作新模式,通過(guò)與上上簽為代表的電子簽名服務(wù)商開(kāi)展技術(shù)合作,加速杭州電子勞動(dòng)合同普及。</p>
<p>除此之外,上上簽還與河南省人力資源開(kāi)發(fā)中心、江蘇就業(yè)指導(dǎo)中心等政府部門、公共服務(wù)機(jī)構(gòu)合作,助力國(guó)民數(shù)字就業(yè)。</p>
<p>16. 一方使用電子簽簽署合同,另一方需打印紙質(zhì)合同進(jìn)行物理蓋章,這類場(chǎng)景如何運(yùn)轉(zhuǎn),雙方完成簽署之后的有效性如何?</p>
<p>上上簽電子簽約:這種方式是可以實(shí)現(xiàn)。根據(jù)《電子簽名法》,甲方在合同上電子簽章后,乙方打印出的合同紙質(zhì)文件是屬于復(fù)印件。乙方在打印的合同紙質(zhì)文件上簽章的,等同于乙方認(rèn)可該合同的內(nèi)容。</p>
<p>甲方簽署環(huán)節(jié)遵循《電子簽名法》,乙方獲取到甲方單方電子蓋章的合同原件打印出來(lái),線下蓋章并郵寄給甲方,遵循傳統(tǒng)線下蓋章的法規(guī)要求。同時(shí)雙方都獲得了電子簽章文件和線下蓋章文件的原件,在存證上也屬于完整的閉環(huán)。因此這種方式相當(dāng)于將兩種合法合規(guī)的手段組合應(yīng)用。</p>
<p>目前已經(jīng)有企業(yè)在應(yīng)用這種組合的方式來(lái)簽署合同,我們建議用戶在合同條款中補(bǔ)充相關(guān)說(shuō)明,例如:</p>
<p>“甲、乙雙方或其中任意一方在已進(jìn)行有效電子簽名的電子合同復(fù)印件或掃描件上蓋章的亦屬于有效簽章。一方在合同上使用可靠的電子簽名(電子印章),而另一方?jīng)]有使用電子簽名而是將已使用電子簽名的合同打印為紙質(zhì)合同后線下再在合同簽署處蓋傳統(tǒng)公章的蓋章行為視為雙方已簽章完畢。雙方均認(rèn)可上述簽署方式和所簽訂的合同法律效力。”</p>
<p>但是如果有一方使用電子合同,我們推薦雙方均通過(guò)電子章的形式去簽署合同,這種方式簽署完成的證據(jù)可以作為證據(jù)鏈完整的保存,以及后續(xù)可以用于訴訟,這種方式是沒(méi)有法律瑕疵和合規(guī)問(wèn)題的。</p>
<p>綜上,一方使用電子簽簽署合同,另一方需打印紙質(zhì)合同進(jìn)行物理蓋章,是可以實(shí)現(xiàn)的,目前的法律理論可以支撐。</p>
<p>但是目前沒(méi)有這方面的法律案例指導(dǎo),所以我們還是建議雙方均通過(guò)電子簽約方式去簽署,如果確實(shí)有其他無(wú)法克服的限制因素,可以采用這種折中方式。</p>
<p>17. 三、四線城市下縣級(jí)城市,電子簽約的應(yīng)用情況及當(dāng)?shù)卣咧С侄热绾危?/p>
<p>上上簽電子簽約:我國(guó)的《民法典》以及《電子簽名法》等已經(jīng)奠定了電子合同的法律基礎(chǔ),此外除了法律層面外,國(guó)家人力資源社會(huì)保障部辦公廳也出臺(tái)了諸多政策文件推進(jìn)和支持電子合同,例如《關(guān)于訂立電子勞動(dòng)合同有關(guān)問(wèn)題的函》、《電子勞動(dòng)合同訂立指引》等。</p>
<p>此外上上簽于2021年也曾書面咨詢、溝通多地地方政府(人社廳/局、信訪局)。目前已收到全國(guó)所有省份內(nèi)超過(guò)267個(gè)地方政府的官方回復(fù),均表示認(rèn)可電子勞動(dòng)合同。同時(shí)在上上簽已有的1000多起司法判例中,已經(jīng)出現(xiàn)諸多三四縣及縣級(jí)城市,其中不乏云、貴、青等西部地區(qū),均被法院認(rèn)定電子合同有效。</p>
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